Pažangus dokumentų ir procesų valdymas Microsoft 365 aplinkoje

Prodo palengvins kasdienines organizacijos valdymo operacijas ir procesus, sustyguos darbą su dokumentais ir, žinoma, taupys Jūsų laiką.

Rinktis planą Domina demo

Maksimaliai išnaudosite Microsoft 365 SharePoint galimybes

Prodo sprendimai

Prodo sprendimai sukurti, remiantis turima patirtimi ir procesų valdymo žiniomis. Sistema grįsta DVS reikalavimų ir jų taikymo žiniomis įvairių organizacijų skaitmenizavimo praktikoje.

Sutartys
Pirkimo, tiekimo, pardavimo, darbo ir kitos sutartys, sutarčių pakeitimai ir papildymai. Sutarčių rengimo ir derinimo procesai. Sutarčių pasirašymas el. parašu, įskaitant išorinius asmenis (kontrahentus).
Veiklos dokumentai
Veiklos planai, veiklos ataskaitos, klientų dokumentai (pvz. užklausos, pasiūlymai, užsakymai, skundai), darbuotojų kvalifikacijos dokumentai, departamentų dokumentai, marketinginė medžiaga, produktų ir paslaugų dokumentacija, techninė dokumentacija, projektų dokumentai, turto ir inventoriaus dokumentacija, audito dokumentai, kokybės įrašai ir t.t. Įvairūs veiklos procesai, pvz. pardavimo procesai (užklausų surinkimas, pasiūlymų tvirtinimas, sąlygų derinimas, įkainių ir nuolaidų tvirtinimas, užsakymų tvirtinimas, skundų sprendimas) ir pan.
Korespondencija
Gaunami ir siunčiami raštai. Užduočių / rezoliucijų skyrimas gauto rašto pagrindu. Siunčiamo rašto tvirtinimas ir pasirašymas el. parašu. Gautos ir siunčiamos susiejimas tarpusavyje.
Personalo dokumentai
Darbuotojų prašymai (atostogoms, laisvadieniui, komandiruotei, NPD, pirkimui, atleidimui ir pan.), prašymų tvirtinimo procesai, pasirašymas el. parašu. Personalo procesai (priėmimas, darbo sutarties keitimas, atleidimas, bandomojo laikotarpio tvirtinimas, premijų siūlymas ir tvirtinimas ir pan.)
Sąskaitos
Gaunamos sąskaitos, siunčiamos sąskaitos. Sąskaitų tvirtinimo procesai. Galima integracija su Verslo valdymo sistema.
Pirkimai
Pirkimų tvirtinimas pagal Jūsų organizacijoje nustatytas taisykles. Taip pat gali apimti investicijų tvirtinimą, projektų tvirtinimą, rinkodaros veiksmų ir rėmimo tvirtinimą, mokymų tvirtinimą ir pan.
Valdymo dokumentai
Įsakymai, valdybos nutarimai, įgaliojimai, tvarkos, instrukcijos, pareiginiai nuostatai, kokybės procedūros, įstatai, dokumentų šablonai ir kiti tvarkomieji bei reglamentuojantys dokumentai. Dokumentų rengimas pagal šablonus bei derinimo ir tvirtinimo procesas. Pasirašymas el. parašu. Supažindinimas el. būdu ir susipažinimo kontrolė. Valdybos sprendimų rengimas ir balsavimas.
Intranetas
Naujienos, kontaktų paieška, nuorodos, aktuali informacija, organizacijos kalendorius, gimtadieniai, dienos klausimai, nuotraukos, diskusijos, skelbimai, like & comment.

Funkcionalumai

Elektroniniai dokumentai

Tiek pasirašyti PDF, ADOC dokumentai, tiek rengiami ir derinami dokumentai, tiek skaitmeniniai įrašai be failų. Rengimas pagal šablonus. Klasifikavimas, automatinis numeravimas ir prieigos teisės pagal dokumentacijos planą. Įvairios dokumentų valdymo galimybės: dokumentų tipų, meta-duomenų, formų ir rodinių konfigūravimas, prieigos teisių valdymas, informacijos susiejimas, paieška, filtravimas, priminimai, ataskaitų formavimas, veiksmų atsekamumas, archyvavimas ir kt.
Automatizuoti procesai

Paruošti standartiniai procesai dokumentų pasirašymui, dokumentų derinimui, darbuotojų prašymams ir kt. Procesų konfigūravimui integruota su Power Automate. Automatiniai priminimai.
Elektroninis parašas

Sistema integruota su Dokobit arba gali būti integruota su kitu el. parašo paslaugų teikėju. Pasirašymas mobiliu parašu, Smart-ID ir kitais būdais. Pasirašymas su išoriniais asmenimis (kontrahentais). El. parašų tikrinimas. El. parašų lygio kėlimas ilgalaikiams saugojimui.
Užduotys

Visos užduotys naudotojui vienoje vietoje. Užduotys pagal įsakymus, valdybos nutarimus, gautą korespondenciją ar bet kokiu kitu pagrindu ar be pagrindo. Užduočių vykdymo kontrolė.
Kontaktai

Vidinių ir išorinių kontaktų registras kartu su kontaktine informacija.

365

Microsoft 365 aplinka

Viskas vienoje naudotojams įprastoje aplinkoje, kartu su Outlook, Teams, OneDrive, Power BI ir kitais įrankiais. Visi duomenys Jūsų Microsoft 365 tenante pagal aukščiausius Microsoft reikalavimus.

M365 aplinkoje Prodo integruojamas su:

SharePoint
Teams
Outlook
Flow
Power BI

Prodo naudos

Patogesnis darbas

Dokumentų šablonai ir formos padės greitai ir lengvai atlikti dokumentų rengimo, derinimo ir tvirtinimo veiksmus taip pat sumažinsite žmogiškojo faktoriaus klaidų
Efektyvumas

Sutaupysite daug laiko, kurį anksčiau skirdavote popierinių dokumentų paieškai, rengimui, derinimui, tvirtinimui ir susijusiems veiksmams
Greitis ir kokybė

Operatyviai patelksite ir rasite reikalingus dokumentus, tokiu būdu ženkliai sutrumpinsite procesų trukmę ir pakelsite veiklos kokybę
Greitesnis sprendimų priėmimas

Visa su veiklos procesais susijusi statistika, procesų KPI, veiksmų istorija bus visada po ranka, nepriklausomai ar būsite ofise ar dirbsite nuotoliniu būdu
Mažesni kaštai

Skaitmenizavę darbo vietas ir atsisakę dokumentų spausdinimo ir logistikos, ženkliai sumažinsite veiklos administravimo išlaidas
Skaidrumas ir valdymo objektyvumas

Užduočių ir procesų valdymo priemonėmis užtikrinsite aiškias atsakomybes ir lengvai identifikuosite bei eliminuosite sklandaus procesų valdymo “butelio kakliukus”
Paprasta naujų darbuotojų adaptacija

Visa bendradarbiavimo istorija kaupiama projektų, Klientų ir darbuotojų kampu, taigi lengvai atskleisite ir surinksite visą naujiems darbuotojams perduoti reikalingą informaciją
Geresnis bendradarbiavimas

Patogios priemonės informacijos sklaidai padidins darbuotojų įsitraukimą, interaktyvią komunikaciją ir produktyvumą
Atitikimas reikalavimams

Užtikrinsite dokumentų valdymą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas Elektroninių dokumentų valdymo taisykles