Dokumentų valdymas yra svarbus kiekvienos organizacijos elementas. Tai apima efektyvų elektroninių dokumentų ir failų valdymą bei organizavimą. Microsoft 365 aplinka siūlo kelias dokumentų valdymo sprendimus, įskaitant SharePoint ir OneDrive, kurie gali būti naudojami dokumentams tvarkyti ir saugoti.
SharePoint yra internetinė bendradarbiavimo platforma, kuri organizacijoms leidžia valdyti, dalintis ir bendradarbiauti su dokumentais saugioje ir kontroliuojamoje aplinkoje. Tai yra centralizuota dokumentų valdymo sistema, kuri suteikia lengvą prieigą prie dokumentų iš bet kurio įrenginio bet kuriuo metu. SharePoint leidžia naudotojams saugoti, dalintis ir bendradarbiauti su failais, todėl jis yra idealus komandų bendradarbiavimui ir projektų valdymui.
OneDrive yra asmeninė debesų saugykla, leidžiantiems naudotojams saugoti, dalintis ir pasiekti savo failus iš bet kurio įrenginio. Tai galingas dokumentų valdymo įrankis, kuris integruojasi su Microsoft Office aplikacijomis ir leidžia naudotojams redaguoti dokumentus realiu laiku.
Viena iš didžiausių SharePoint ir OneDrive privalumų Microsoft 365 aplinkoje yra jų integracija su kitomis Microsoft programomis. Tai reiškia, kad naudotojai gali pasiekti ir bendradarbiauti su dokumentais iš kitų Microsoft programų, tokias kaip Word, Excel ir PowerPoint, nereikalaudami išeiti iš aplikacijos.
Dar vienas SharePoint ir OneDrive privalumas yra jų saugumo funkcijos. Microsoft 365 aplinka siūlo pažangias saugumo funkcijas, tokias kaip šifravimas, prieigos kontrolė ir dviejų veiksnių autentifikacija, kurios padeda apsaugoti jautrius dokumentus ir failus nuo neautorizuoto prieigos.
Be SharePoint ir OneDrive, Microsoft 365 aplinka siūlo kelias kitas dokumentų valdymo sprendimus, įskaitant Microsoft Teams, Yammer ir Microsoft Stream. Šios programos suteikia unikalų dokumentų valdymo funkcijas, tokias kaip realaus laiko bendradarbiavimas, socialinės žiniasklaidos integracija ir vaizdo turinio valdymas.
Taigi, Microsoft 365 aplinkoje veikianti DMS yra labai naudinga organizacijoms, norinčioms efektyviai tvarkyti savo dokumentus ir procesus. Šios sistemos funkcijos leidžia automatiškai tvarkyti dokumentų saugojimą, dalijimąsi ir perdavimą tarp skirtingų departamentų ir komandų, palengvindamos informacijos perdavimo ir bendradarbiavimo procesą.
Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad DMS naudojimas yra ne tik organizacijos efektyvumo didinimo priemonė, bet ir būtinybė laikantis atitinkamų teisinių reikalavimų ir duomenų apsaugos taisyklių. Todėl reikia rinktis patikimą ir saugų DVS sprendimą, kuris atitiktų organizacijos poreikius ir reikalavimus.
Jeigu jūsų organizacija naudoja Microsoft 365 aplinkos aplikacijas, Prodo gali būti puiki pasirinkimo galimybė DVS poreikiams išpildyti. Prodo suteikia galimybę naudoti visus Microsoft 365 aplikacijų privalumus, o tuo pačiu automatiškai tvarko ir organizuoja dokumentus, taip palengvindama jūsų organizacijos kasdieninį darbą. Kreipkitės į mus ir sužinokite daugiau apie DVS sprendimus jūsų organizacijai.